תקציב הוא אחד הכלים החשובים והעיקריים לניהול עסק; התקציב עוזר לעסק להתמודד עם אתגרים פיננסיים וניהוליים, משפר את הפעילות העסקית בקביעות ומוביל את העסק להצלחה. התקציב לא רק עוזר לבעלי העסק לעקוב אחר ההוצאות וההכנסות שלו העסק אלא גם מסייע להם לתכנן את הפעילות העסקית, לחזות רווחים עתידיים ולנתב את העסק לפיהם. תקציב איכותי קובע לבעלי העסק יעדים קצרי מועד וארוכי מועד ושומר על משאבי העסק ומתווה דרך לניהולם ולניצולם ביעילות. את בניית התקציב עושים בסוף השנה ולקראת השנה הבאה בהסתמך על הנחות העבודה לשנה הבאה, תחזית הגידול וכמובן הדוחות הכספיים של העסק, למשל דוח רווח והפסד. במאמר זה לא רק נבין למה חשוב להכין תקציב לעסק אלא גם נלמד איך להכין תקציב חודשי, רבעוני ושנתי ולפעול לפיו.
צריכים להכין תקציב לעסק ולא יודעים במה להתחיל? הגעתם למקום הנכון. הישארו עמנו.
תקציב לעסק
תקציב לעסק הוא תוכנית פיננסית שקובעת את ההכנסות ואת ההוצאות המשוערות של העסק לתקופה מוגדרת של חודש, רבעון, שנה או יותר. בניית תקציב נחוצה להתנהלות פיננסית תקינה של כל עסק. תקציב הוא כלי ניהולי השומר על הגבולות של ההכנסות וההוצאות ומאפשר לכם להבין כמה כסף תוכלו להוציא בטווח הקצר ובטווח הארוך. תקציב הוא מפת הדרכים של העסק. הוא יעזור לכם לתכנן כמה להשקיע ובמה להשקיע. כל חריגה מהתקציב עשויה להתבטא בתזרים מזומנים שלילי, בהפסדים ובקשיים פיננסיים.
תוכנית עסקית היא מפת הדרכים להצלחה הכלכלית של העסק. למה? ראשית, משום שתקציב עסקי עוזר לבעלי העסק לעקוב אחר הוצאות העסק ולנהל את הכנסותיו. בעזרת מעקב קפדני אחר ההכנסות וההוצאות, בעלי עסקים יכולים לאתר את התחומים שבהם אפשר לקצץ בעלויות ולחסוך כסף ולחלופין להעביר משאבים לתחומים אחרים לפי הצורך. שנית, התקציב מאפשר לבעלי עסקים לחזות הכנסות עתידיות ולתכנן את השימוש בהן לפי ההוצאות הצפויות. התקציב הוא מעין יועץ שעוזר לבעלי העסק לקבל החלטות ולהקצות משאבים ביעילות. כמו כן, התקציב עוזר לבעלי העסק להגדיר יעדים פיננסיים קצרי מועד וארוכי מועד. נוסף על כך, התקציב הוא אבן בוחן להערכה של ביצועי העסק. הוא עוזר לבעלי העסק להשוות את ההכנסות וההוצאות השונות החזויות לעומת אלה שבפועל, לעדכן את התקציב ולהעריך את השלמות הפיננסית של העסק. ולבסוף, התקציב העסקי מייצב את העסק ועוזר לבעליו להשיג שליטה על הפן הפיננסי של העסק, לזהות בעיות בתזרים ולטפל בהן. התקציב גם שומר על ההון הנזיל שדרוש לכיסוי הוצאות לא צפויות והתחייבויות חד-פעמיות.
בניית תקציב לעסק
בניית תקציב לעסק אולי נראית משימה מאתגרת, אך בתכנון וארגון קפדניים אפשר לפשט ולייעל את התהליך. מוכנים להתחיל? כך תעשו זאת:
- אספו את הנתונים הפיננסיים שלכם, את כל הנתונים הרלוונטיים לניהול הכספי – דוחות רווח הפסד, דוחות תזרים, נתוני הכנסות והוצאות, נתוני מכירות ועוד. הנתונים הפיננסיים מעידים על המצב האמתי של העסק, ומהם צריך להתחיל.
- קבעו יעדים פיננסיים קצרי מועד וארוכי מועד. שאלו את עצמכם מה אתם רוצים להשיג – האם אתם שואפים להגדיל רווחים, להרחיב את הפעילות העסקית או לשלם חובות? יעדים ברורים ינחו את תהליך גיבוש התקציב.
- העריכו הכנסות עתידיות. עשו זאת בהתבסס על נתוני עבר ועל תחזיות לעתיד. אמדו את ההכנסות הצפויות לתקופת התקציב לרבות הכנסות ממכירות, מהשקעות וממקורות הכנסה נוספים. העריכו כמה כסף תרוויחו בשנה הנתונה וכמה כסף תוציאו. כך תוכלו להעריך את ההון שיעמוד לרשותם. שקללו כספים ודאיים שצפויים להתקבל מלקוחות קיימים או ממיזמים מתוכננים. בהמשך הכניסו לתקציב גם כספים נוספים מפרויקטים/לקוחות פוטנציאלים אחרים. בחנו את מאגר הלקוחות והעריכו מי מהלקוחות ימשיך אתכם גם בשנה הקרובה. תכננו את תהליך ההתפתחות של העסק, אך היצמדו לתסריט ריאלי. תכננו לא רק תקציב שנתי אלא גם תקציב חודשי. שימו לב שיש חודשים ארוכים, ויש חודשים קצרים. הביאו בחשבון את עונות השנה והתנהגות הלקוחות בשנים קודמות, כמדד שמנבא כיצד הם יתנהגו בשנים הבאות.
- תעדו את ההוצאות. אם דוח הוצאות והכנסות לעסק יהיה מפורט יותר, תוכלו לנהל את התקציב ביעילות. חלקו את סעיף ההוצאות לסעיפי משנה לפי סעיפי ההוצאות הפרטניות של העסק. ציינו כל הוצאה והוצאה כולל הוצאות תפעול, הוצאות תחזוקה, הוצאות משרד, שכר דירה, שירותים, משכורות (לרבות מיסים וביטוח לאומי), עלויות שיווק ופרסום וכל הוצאה נוספת שרלוונטית לניהול העסק. עבדו לפי קטגוריות – הוצאות קבועות (למשל שכר דירה) והוצאות משתנות (למשל שיווק). סעיף ההוצאות הוא סעיף מאתגר כיוון שיש סעיפי משנה רבים שצריך להביא בחשבון וצריך להבין באיזה יחס ההוצאות גדלות בהשוואה לגידול בהכנסות . יועץ עסקי מקצועי יעזור לכם להעריך את ההוצאות נכונה ולתקן טעויות בחישוב. אל תשכחו להכניס לדוח ההכנסות וההוצאות גם את חבויות המס ואת תשלומי ההחזר של ההלוואות. אם לא תעשו זאת, התקציב העסקי לא ישקף נאמנה את המצב הפיננסי, והעסק עלול להיקלע למצוקת תזרים ולגירעון.
- הקצו כספים. לאחר שתקבלו תמונה ברורה על ההכנסות של העסק והוצאותיו, הקצו כספים לכל קטגוריית הוצאות ו/או הכנסות. כך תדעו כמה כספים אתם יכולים להוציא בכל קטגוריה ותוכלו לתעדף הוצאות או כל אחד מסעיפי ההכנסות. הקצו לכל הכנסה או הוצאה תקציב ייעודי שיהיה נתח מהתקציב הכולל. בהמשך אם יהיה צורך בכך, תוכלו ליישם שינויים, להגדיל את התקציב או לצמצם אותו. אם לאחר כל הכנסת הנתונים לתוכנית לא תצליחו לראות רווחיות, חזרו אל סעיפי ההוצאות וחשבו איך לצמצם אותם. תוכנית רווחית תשמש בסיס לתוכנית של שנת הפעילות הבאה. כדאי להגדיר לכל סעיף גבול תחתון וגבול עליון. למה הכוונה? לסכומים המרביים שתוכלו להוציא בכל סעיף וסעיף. אם לא תחרגו מהגבולות שתקבעו בסעיף מסוים ותישאר לכם יתרה, תוכלו להעביר אותה לסעיפים אחרים שבהם כן תיאלצו לחרוג מגבולות התקציב והתקרה הספציפית שקבעתם.
- עקבו אחר התקציב. התקציב צריך ללוות את העבודה היום-יומית שלכם ולהיות נתון לבקרה מתמדת. עקבו בקביעות אחר ההוצאות וההכנסות והשוו אותן לנתונים ולסכומים הנקובים תקציב. כך תזהו חוסר התאמה ותתקנו את מה שצריך כדי להישאר במסלול הנכון. הכינו טבלת אקסל לניהול תקציב עסק ותוכלו לשלוט בנתונים הפיננסיים שלכם – לעקוב אחר ההכנסות וההוצאות, לבדוק מגמות ושינויים ולקבל החלטות לפי הנתונים הממשיים. זכרו שהאקסל אינו כלי מתוחכם די הצורך ולא יכול לתת לכם נקודת מבט רחבה או לאפשר מעקב איכותי אחר ההוצאות וההכנסות. על כן, מומלץ לעיתים להשתמש גם בתוכנה ייעודית שתעזור לכם לארגן את התקציב ביעילות ולנתח את התנהלותכם הפיננסית. זכרו שהכנת תקציב ועבודה לפי תקציב הן תהליך מתמשך שמחייב מעקב תדיר והתאמות יום-יומיות. אם תתכננו את התקציב היטב ותעקבו אחריו, תבטיחו את היציבות הפיננסית של העסק ואת דרכו להצלחה.
ניהול תקציב עסקי – חודשי, רבעוני ושנתי
לאחר שבניתם את קווי המתאר לתקציב, תוכלו לחשוב על ניהול התקציב העסקי. הדרך הטובה ביותר לנהל תקציב ולהמשיך בתכנון פיננסי מיטבי היא לפרק אותו לתקציב חודשי, רבעוני ושנתי, כך שבכל רגע נתון תדעו כמה כסף זמין לכם והיכן אתם עומדים מבחינת הכסף שהוקצב לאותו חודש, רבעון או שנה.. התקציב השנתי יעזור לכם לבחון את ההתקדמות הפיננסית של העסק ולהשוות את הנתונים מדי חודש, רבעון או שנה.
התחילו בתקציב החודשי ורכזו בו את ההכנסות ואת ההוצאות הצפויות לחודש הקרוב ולחודשים שלאחריו. התקציב החודשי יעזור לכם לזהות מגמות עונתיות או תנודות בתזרים המזומנים. מבין כל התקציבים התקציב החודשי הוא המפורט ביותר ומאפשר לקבל החלטות נבונות בנוגע להוצאות נקודתיות או להשקעות מיידיות.
הגדרתם את התקציב החודשי? כעת המשיכו בתקציב הרבעוני וסקרו באמצעותו את הביצועים הפיננסיים של העסק. נתחו את המגמות ואת דפוסי הפעילות שמאפיינים את שלושת חודשי הרבעון. כך תזהו תחומים שיש לשפר ותאתרו את התחומים שמצריכים טיפול מיוחד. התקציב הרבעוני הוא אמצעי בקרה חשוב ששומר על המסלול התקין של העסק ועוזר לכם להשיג את היעדים השנתיים שלכם.
ולבסוף, סיימו עם התקציב השנתי. התקציב השנתי סוקר את הפעילות העסקית לאורך השנה כולה ומשרטט תמונה ברורה של המצב הפיננסי. התקציב השנתי עוזר לכם להגדיר יעדים ארוכי מועד כמו יעדי הכנסות, יוזמות להפחתת בעלויות, תוכניות השקעה ואפיקי מימון, לתכנן את העתיד ולקבל החלטות שמתבססות על התחזיות הפיננסיות. כדי לפרק ביעילות את התקציב העסקי חשבו על ניהול תקציב עסקי אקסל כיוון שהוא מועיל ומאורגן ומאפשר לכם לעקוב בקלות אחר ההכנסות וההוצאות בכל חודש, בכל רבעון ובכל שנה. תקציב העסק משקף בבירור את הנתונים הפיננסיים של העסק, מקל את המעקב אחר המגמות השונות ודפוסי הפעילות ועוזר לקבל החלטות להמשך ולהשיג את היעדים שהוגדרו בתחילת הדרך.
איך לעבוד לפי תקציב ולעקוב אחרי ביצוע התקציב?
עבודה לפי התקציב חיונית להצלחת העסק וליציבות הפיננסית שלו. לאחר שהכנתם את התקציב חשוב שתעקבו אחריו בקפידה ותעשו התאמות לפי הצורך. כך תעבדו לפי תקציב:
- עקבו אחר הוצאות העסק. השוו את התוצאות העסקיות לסכומים שתקצבתם. בדקו היכן אתם מוצאים יותר מדי, היכן אתם מוצאים פחות מדי ועשו את ההתאמות הדרושות.
- המשיכו לעבוד עם טבלת האקסל ו/או עם התוכנה הייעודית. האקסל ו/או התוכנה הייעודית מקלים את העבודה היום־יומית ומארגנים את בסיס הנתונים.
- קבעו סדרי עדיפויות להוצאות. חלקו את ההוצאות לקטגוריות וקבעו להן סדרי עדיפויות. כך תבטיחו שהעלויות החיוניות מכוסות מייד, ושאתם משתמשים במשאבים שלכם ביעילות.
- בדקו את התקציב מדי יום ולפחות אחת לחודש. זכרו שהוא איננו חקוק בסלע; הוא דינמי ומשתנה לפי המציאות העסקית. התקציב הוא כלי גמיש שיש לבחון בקביעות ולהתאים אותו למציאות המשתנה.
- ודאו שאתם נצמדים לתקציב ובדקו אם יש חריגות בתקציב או אם צריך לערוך שינויים בתקציב. בחנו את התקציב לפי המטרות שהגדרתם בתוכנית העסקית. עסקים שאינם מנהלים תקציב חשופים לבעיות פיננסיות קשות. בחינת ההוצאות החודשיות מול ההכנסות החודשיות תעזור לכם לאתר בעיות ולפתור אותן בזמן אמת. השוואה בין דוח רווח־הפסד ובין התקציב תעזור לכם לזהות פערים, לברר איך הם נוצרו, להסיק מסקנות ולהפיק לקחים באופן מיידי.
- עקבו אחר תזרים המזומנים לפחות מדי חודש. בעיה תזרימית עלולה לעצור כליל את הפעילות העסקית ולכן חשוב שתדעו בכל עת כמה כסף תוכלו להוציא ולאיזה צורך.
ניהול תקציב מונע מבעלי עסקים לקבל החלטות אינסטינקטיביות ולפעול באופן שקול ומתוכנן . עבודה לפי תקציב מחייבת משמעת והתמדה. אך המשמעת וההתמדה תמיד משתלמות ובאות לידי ביטוי בשורה התחתונה של העסק. רוצים להבטיח את הצלחת העסק? הכינו תקציב מנצח ועבדו לפיו אך שמרו על גמישות מחשבתית ואל תהססו לערוך שינויים לפי תכתיבי המציאות המשתנה.
תקציב עסקי מנצח מכינים בפפר פיננסים
מתקשים להכין תקציב ראוי שמבטא את צורכי העסק ואת היעדים העסקיים שלכם? דברו אתנו. היועצים הפיננסיים והעסקיים של חברת פפר פיננסים מנוסים בהכנת תקציבים מקצועיים לעסקים בכל התחומים וילמדו אתכם איך להתאים את התקציב לצורכי העסק וליעדים העסקיים ואיך לעבוד לפיו. כדי לנהל עסק מצליח אתם צריכים תקציב מנצח. חשוב מאוד לתכנן תקציב שיעזור לכם לשלוט בכסף שלכם ולפקח עליו כדי ולשמור על תזרים מזומנים חיובי ולהבטיח התנהלות פיננסית יעילה. צוות המומחים של חברת פפר פיננסים לא רק יבנה לכם תקציב אלא גם יעזור לכם לגבש אסטרטגיה עסקית מתאימה, כך שתדעו באיזה סעיפי הוצאות/הכנסות להתמקד וכמה תרצו להשקיע.
אז אל תתמודדו עם הכנת התקציב לבד; יש לכם עסק לנהל, לא?
השאירו את העבודה הקשה לנו. אנחנו נבנה לכם תקציב עסקי מקצועי שלא ישאיר מקום לטעויות, וננהל גם את תהליך הבקרה עליו. תקציב עסקי מנצח מכינים בפפר פיננסיים, אז דברו אתנו; אנחנו כאן בשבילכם ובשביל העסק שלכם.
לקביעת פגישת ייעוץ לבניית תקציב עסקי ללא עלות וללא התחייבות פנו אלינו עכשיו.
